Kodėl duomenų apsauga svarbi ne tik IT skyriui

Šiandien, kai informacija tampa viena vertingiausių organizacijos turimų išteklių, duomenų apsauga yra ne tik techninis ar IT skyriui priskirtas klausimas. Tinkamas požiūris į asmens duomenų apsaugą reikalauja visų darbuotojų supratimo, atsakomybės ir žinių.

Būtent todėl svarbu suprasti, kad asmens duomenų tvarkymas vyksta ne tik serveriuose ar sistemose – jis susijęs su kiekvienu žmogumi, dirbančiu su klientais, partneriais ar darbuotojais.

Asmens duomenų apsauga – kiekvieno darbuotojo atsakomybė

Dažnai asmens duomenys yra tvarkomi biuruose, klientų aptarnavimo skyriuose, rinkodaros ir žmogiškųjų išteklių padaliniuose. Pavyzdžiui, siunčiant el. laišką su sutartimi, registruojant darbuotoją į sistemą ar siunčiant naujienlaiškį – visais šiais atvejais yra tvarkomi fizinių asmenų duomenys. Jei nebus laikomasi saugumo principų, gali būti pažeistas asmens duomenų apsaugos įstatymas, o organizacijai grėstų sankcijos.

Svarbu suprasti, kad ne tik IT specialistai ar duomenų valdytojas yra atsakingi už saugumą. Duomenų apsauga – tai visos organizacijos kultūros dalis. Kiekvienas darbuotojas turi žinoti, kaip elgtis su dokumentais, sistemomis, slaptažodžiais, kaip užtikrinti, kad asmens duomenys tvarkomi teisėtai ir saugiai.

BDAR ir įsipareigojimai visai organizacijai

BDAR, arba Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas, nustato aiškias taisykles, kurių turi laikytis visi – nuo duomenų tvarkytojo iki vadovo. Pagal BDAR, bet kuris asmuo, kuris tvarko asmens duomenis, yra atsakingas už jų saugumą, pagrįstą rinkimą, teisėtą naudojimą ir laikymą. Tai reiškia, kad organizacijos turi ne tik paskirti duomenų apsaugos pareigūną, bet ir apmokyti darbuotojus, kaip elgtis tvarkant asmens duomenis.

Svarbu laikytis duomenų apsaugos principų – jau kuriant naujas sistemas ar procesus turi būti numatytas duomenų saugumas. Tai apima ir poveikio duomenų apsaugai vertinimą, jei duomenų tvarkymas gali turėti reikšmingą poveikį duomenų subjektų teisėms ir laisvėms.

Asmens duomenų apsauga ir reputacija

Duomenų saugumo pažeidimai gali ne tik nulemti baudas iš Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos, bet ir smarkiai pakenkti organizacijos reputacijai. Jei duomenų subjektas neteks pasitikėjimo, kad jo asmens duomenys būtų tvarkomi atsakingai, jis gali atsisakyti bendradarbiauti, naudotis paslaugomis ar net inicijuoti teisminius procesus.

Šiandien vis dažniau klientai, tiekėjai ir net darbuotojai renkasi partnerius pagal tai, kaip jie žiūri į duomenų apsaugos klausimus. Atsakingas požiūris į asmens duomenų apsaugą – tai ir etikos, ir verslo tvarumo klausimas.

Ko reikia, kad duomenų apsauga veiktų?

Kad duomenų apsauga būtų ne teorija, o praktika, reikia ne tik procesų, bet ir vidinės kultūros. Visi organizacijos nariai turėtų žinoti, ką reiškia tvarkyti asmens duomenis, kokios yra duomenų subjekto teisės, kaip įgyvendinamos teisė į duomenų perkeliamumą, teisė reikalauti ištrinti duomenis, ar teisė susipažinti su savo asmens duomenimis.

Kiekvienas, kuris renka asmens duomenis, privalo žinoti, kad reglamentas taikomas ne tik didelėms tarptautinėms įmonėms, bet ir mažoms vietinėms organizacijoms. Nesvarbu, ar duomenys saugomi duomenų bazėse, ar popieriniuose archyvuose – visiems taikomas tas pats Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymas bei BDAR.

Trumpai tariant, asmens duomenų apsauga prasideda ne nuo IT sprendimų, o nuo žmonių – jų žinojimo, atsakomybės ir sąmoningumo. Būtent todėl tai yra visos organizacijos, o ne tik vieno skyriaus reikalas.