Elektroninis parašas didina produktyvumą: kiek laiko sutaupote iš tikrųjų?

Teiginys apie sutaupytą laiką dažnai skamba kaip nuvalkiota rinkodaros frazė, tačiau už jos slypi konkretūs skaičiai. Įmonės, kuriose kasdien pasirašoma nemažai dokumentų, per metus praranda šimtus darbo valandų vien dėl to, kad dokumentai vis dar spausdinami, skenuojami ir siunčiami fiziniu būdu.

Kur dingsta laikas?

Pažvelkime į tipinį dokumentų pasirašymo procesą nenaudojant elektroninio parašo. Parengtą dokumentą pirmiausia reikia atspausdinti. Spausdintuvas užimtas arba baigėsi popierius – štai jau ir prarastos 5 minutės. Vėliau pasirašytas dokumentas turi pasiekti kitą šalį: kviečiamas kurjeris, einama į paštą arba kas nors turi fiziškai atvykti jo pasiimti. Geriausiu atveju prarandama pusė dienos.

Dar sunkiau, kai reikiamo žmogaus nėra biure – galbūt išvyko į susitikimą, komandiruotę ar atostogauja. Sandoris stringa, procesas sustoja dėl vieno parašo.

Elektroninis parašas šį scenarijų keičia iš esmės: dokumentas pasirašomas per kelias minutes, nepriklausomai nuo asmens buvimo vietos.

Ką sako skaičiai?

Tvarkant dokumentus popieriniu būdu, vienam vienetui vidutiniškai sugaištama 15–20 minučių: jį reikia atspausdinti, pasirašyti, nuskenuoti, išsiųsti ir suarchyvuoti. Naudojant elektroninį parašą, tas pats procesas užtrunka vos 2–3 minutes.

Pavyzdžiui, įmonė, per mėnesį pasirašanti apie 200 dokumentų, sutaupo apie 50 darbo valandų kas mėnesį. Per metus tai virš 600 valandų – daugiau nei trys mėnesiai vieno žmogaus darbo laiko, švaistomo spausdinimui ir skenavimui.

Kur produktyvumo šuolis juntamas labiausiai?

1. Sutarčių sudarymas. Klientas gauna sutartį, pasirašo ją telefonu ir grąžina per 10 minučių. Greitis čia tiesiogiai veikia pardavimų rezultatus – kuo greičiau pasirašoma sutartis, tuo mažesnė tikimybė, kad klientas persigalvos.

2. Personalo valdymas (HR). Naujo darbuotojo įdarbinimo procesas užtrunka. Jei darbuotojas netrukus pradeda darbą, tačiau dokumentai dar nesutvarkyti, kyla ne tik administracinis chaosas, bet ir teisinė rizika.Elektroninis parašas leidžia visus formalumus sutvarkyti dar prieš pirmąją darbo dieną, kad ir kur būsimas darbuotojas tuo metu bebūtų.

Mažiau klaidų – daugiau laiko

Popieriniuose procesuose klaidų dažnai nepavyksta išvengti – gali būti neteisingai nurodytas numeris, pamirštas priedas ar pasirašyta pasenusi dokumento versija. Kiekviena tokia klaida vėliau gali pareikalauti papildomo laiko ją taisant.

Elektroninio parašo platformos sumažina klaidų tikimybę. Visos šalys dokumentą mato vienu metu, versijų kontrolė vyksta automatiškai, o pasirašantys asmenys yra aiškiai identifikuoti. Jei dokumentas pakeičiamas, procesas paleidžiamas iš naujo automatiškai – be painiavos, kuri versija galioja.

Dokumentų pasirašymas – svarbus procesas, kuris turi vykti sklandžiai ir užtikrintai.