Kaip ieškoti viešųjų pirkimų konkursų ir išvengti klaidų teikiant paraišką?

Viešųjų pirkimų konkursai naudingi ir verslininkams, ir organizacijoms, ir visuomenei, kuriai svarbu, kad valstybei skiriami mokesčiai būtų tinkamai padalinti, investuojami pinigai – tarnautų žmonėms. Ne veltui atsiranda vis daugiau alternatyvų, priemonių, kurios paprastina pirkimus ir paskatina vis daugiau verslininkų teikti savo kandidatūras, konkuruoti ir tuo pačiu padėti organizacijoms kuo daugiau gauti naudos iš organizuojamo konkurso.

Svarbiausia – greita reakcija

Tiekėjams, kurie siūlo savo kandidatūras konkursuose – svarbiausia kuo greičiau reaguoti į pateikiamus pasiūlymus, rengiamus konkursus, kadangi kuo daugiau laiko liks pasiruošimui ir kontakto užmezgimui - tuo didesnė tikimybė, kad jo pasiūlymu bus pasinaudota.

Įprastai viešųjų pirkimų konkursų galima ieškoti Viešųjų pirkimų tarnybos puslapyje. Tiesa, radimas ir lyginimas reikalauja nemažai laiko. O pateikti pasiūlymus, savo kandidatūrą reikia tik tiems konkursams, kurių keliamus reikalavimus tikrai būsite gebus atitikti. Alternatyva, kuri padeda sutaupyti daug laiko – užsiprenumeruoti naujienlaiškius tokiuose internetiniuose puslapiuose, kur asmeniškai pagal Jūsų verslo sfera bus pasiūlyti tinkami konkursai. Tokiu atveju pačiam tiekėjui netenka skirti laiko paieškai, kadangi jis apie rengiamus konkursus, dažnai anksčiau nei konkurentai, sužino elektroniniu paštu. Tuomet lieka daugiau laiko tinkamam pasiruošimui ir tuo pačiu savęs pristatymui, kuris padeda konkuruoti net ir su labai dideliais verslais.

BVPŽ kodai – tikslina paieškas

Specialiuose puslapiuose apie konkursus sisteminama informacija pateikiama klientams remiantis BVPŽ (Common Procurement Vocabular) kodais, kurie klasifikuoja veiklas pagal tam tikrus skaitmeninius kodus. Detaliau – sisteminamos tam tikros charakteristikos.

BVPŽ kodai yra vienodi visoms ES šalims. Tai reiškia, kad tinkamai verslininkas priskyręs kodą savo veiklai – gali pretenduoti su juo ne tik Lietuvos Respublikos, tačiau ir kitose Europos Sąjungos šalyse. Tad jeigu esate ramus, kad būsite konkurencingas ir galite laimėti organizuojamus net ir labai didelio masto pirkimus – išbandykite jėgas. Taisyklė – ta pati. Svarbiausia – kuo anksčiau sužinoti apie organizuojamus konkursus, kadangi taip lieka daugiau laiko tinkamam pasiruošimui.

BVPŽ susideda iš papildomo bei pagrindinio žodyno, kuris detalizuojamas skaitmeniniu pavidalu. Pagrindinio žodyno tikslas detaliau nurodyti sutarties niuansus, o papildomas žodynas yra naudojamas verslo kiekybinei informacijai detalizuoti. Svarbiausia nepamiršti, kad šio žodyno kodai kinta, kadangi jis yra pildomas, tad ieškodami geriausiai apibūdinančio Jūsų paslaugas arba prekes – būtinai turite remtis pačia naujausia redakcija. Kodo pasirinkimas yra labai svarbus etapas, tiksliau – svarbu, kad pasirinktas kodas būtų tikslus. Jeigu be patirties sunku susigaudyti informacijoje – kreipkitės į specialistus, kurie padės rasti tinkamiausią kodą ir pagal jį – ieškoti konkursų, kuriuose galite teikti savo kandidatūrą. Rekomenduojame naudoti Pirkimai365 BVPŽ kodų klasifikatorių siekiant rasti sau aktualius kodus.

 Dokumentų pateikimas – ypač svarbus žingsnis

Viešųjų konkursų metu labai svarbus tikslumas, kadangi net ir mažos klaidos gali sukelti nemažai nesklandumų, kurie vėliau arba trukdys Jums teikti savo kandidatūrą, arba, pavyzdžiui, galite net sulaukti baudų. Tad ir tinkamo BVPŽ kodo pasirinkimas – turėtų būti vertinamas rimtai. Lygiai taip pat ir dokumentų paruošimas, kurie būtini siekiantiems teikti savo kandidatūrą konkursuose.

Kiekviena organizacija kiekviename konkurse iškelia tam tikrus kriterijus, kuriuos tiekėjai privalo atitikti. Tik tuomet, kai jie yra ramūs dėl keliamų reikalavimų ir gali įrodyti reikalingas kvalifikacijas bei kitas galimybes dokumentais – turėtų teikti savo kandidatūrą. Tiesa, ją teikiant per CVP IS sistemą – nereikia prisegti dokumentų kopijų, kurios įrodo savo kandidatūros kėlimo legitimumą. Žinoma, tuos dokumentus turėti reikia, kadangi jie bus reikalingi vėliau, kai konkretus tiekėjas konkursą laimėjo. Ką tai reiškia? Kad laimėjimo atveju, kol dar nėra pasirašyti dokumentai – reikalingas kvalifikacinių gebėjimų bei pajėgumų įrodymas. Jeigu tiekėjas jų neturės – konkursas bus nutrauktas, vėl pradedamas rengti iš naujo, o pats tiekėjas dažnai įtraukiamas į „Nepatikimų tiekėjų sąrašą“, kur įmonės vardas būna net trejus metus ir jam ribojamos galimybės teikti savo kandidatūras kituose konkursuose.

Jeigu tiekėjas neatitinka tam tikrų keliamų reikalavimų, tačiau pagal BVPŽ kodą – galėtų teikti paslaugas arba prekes, tokiu atveju reikia plačiau pasidomėti subrangovais, partneriais, kurie teikdami savo pajėgumus gali padėti laimėti konkursą. Tuomet subrangovai turi pasiruošti reikalingus dokumentus, kuriuos taip pat reikės pristatyti tuo pačiu atveju – jeigu konkursas bus laimėtas.

Klauskite laiku, aiškiai ir tiksliai

Viešųjų pirkimų pradžiamoksliams, kurie dar tik mokosi kaip teikti pasiūlymus ir kokia informacija yra svarbiausia – patys pirmieji žingsniai gali atrodyti gana komplikuoti. Tačiau įveikiami. Ne tik su Viešųjų pirkimų tarnybos pagalba, kuri gali padėti pasirinkti tinkamiausią BVPŽ kodą bei atsakyti į kitus klausimus, kurie kyla, tačiau ir dėl vykdytojų, organizacijų, kurios taip pat yra suinteresuotos gauti geriausią pasiūlymą, tad dažniausiai noriai bendradarbiauja su tiekėjais ir atsako į jiems kilusius klausimus.

Klausti – gerai, tačiau reikia nepamiršti, kad klausimai turi būti logiški ir racionalūs, tai reiškia, kad jie turi kelti konkrečias problemas, kurios reikalauja ir labai konkrečių atsakymų. Tai nėra pokalbis arba diskusija. Jeigu taip bus – organizacija turi teisę ignoruoti užklausas.

Taip pat svarbu atsiminti, kad paklausimai gali ir turi būti teikiami laiku. Dažniausiai viešųjų konkursų sutartyse yra detaliai nurodyti terminai paklausimams. Jeigu jie bus pateikiami vėliau arba per anksti – ne tuo terminu, kuris yra nustatytas – organizacija turi teisę neatsakyti į keliamus klausimus. Žinoma, tai dažniausiai mažina tiekėjo galimybes laimėti.

Pirkimo vykdytojui galima kelti ne tik klausimus, tačiau ir pretenzijas. Jos keliamos retai, tačiau dažniausiai tokiais atvejais, kai pamatomos akivaizdžios klaidos nustatomuose reikalavimuose. Tokių atvejų tikrai pasitaiko, tačiau tiekėjas turi atsakingai įvertinti klaidas, kad jos neatrodytų per daug priekabios. Per aktyvus pirkimo vykdytojo dokumentų redagavimas jam gali nepatikti, tad taip tiekėjas turi mažesnes galimybes laimėti.

Detalumas – viešųjų konkursų „draugas“

Planuojantys dalyvauti viešuosiuose konkursuose turi kuo daugiau dėmesio skirti smulkmenoms, kadangi būtent jos užtikrina, kad dalyvavimas bus sėkmingas. Viskas dažniausiai prasideda nuo tinkamiausio BVPŽ kodo pasirinkimo, linksta link sutarties vertinimo ir kiekvienos smulkmenos analizės. Lygiai taip pat tiekėjas turi detalizuoti – kokias prekes, paslaugas arba darbus jis teikia. Negalima naudoti abstrakčių frazių, kadangi skirtingos pusės gali nevienodai suprasti tuos pačius dalykus, o tai dažniausiai ir kelia nesklandumus, kurių galima išvengti naudojant tam tik retoriką.

Žinoma, užpildžius dokumentus pageidautinas tikrinimas. Ir kuo daugiau detalumo, kuo smulkmeniškiau ir iš skirtingų pozicijų. Tai didina tikimybę, kad pavyks išvengti klaidų, galiausiai, pavyks pateikti tokį pasiūlymą, kuris tikrai sužavės pirkimo vykdytojus ir jie pasirinks Jus, kaip tiekėją, kurio darbas bus suteikti paslaugas, atlikti darbus arba pagaminti tam tikras prekes.